Privacyverklaring

Roosterwijs is een roosterprogramma voor een team dat samen diensten verdeelt. Het legt vast wie wanneer welke dienst doet en wanneer je niet kunt — meer niet. Hieronder staat in gewone taal wat er wordt opgeslagen, wat er nadrukkelijk niet in komt, waar het staat en hoe je het laat verwijderen.

Laatst bijgewerkt: 4 september 2026.

Wie verantwoordelijk is

Roosterwijs wordt aangeboden en beheerd door de partij hieronder. Die is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring. Je eigen werkgever is dat niet: het rooster staat op onze omgeving, niet op die van het ziekenhuis.

Roosterwijs is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73959049. Voor vragen over deze verklaring, of om je rechten uit te oefenen, mail je info@roosterwijs.nl. Dat adres is er juist voor als je liever niet bij je eigen roosterbeheerder aanklopt.

Welke gegevens Roosterwijs vastlegt

Je naam en e-mailadres, en of je lid of roosterbeheerder van je team bent. Je e-mailadres is tegelijk je inlog: er is geen wachtwoord.
Je wensen voor een periode: de dagen dat je niet ingeroosterd kunt worden, je vaste polidag(en), je voorkeur per taak, hoeveel dagen je wilt doen en een opmerking als je die invult.
De reden bij een afwezige dag als categorie, en alleen als een van deze twee: vakantie of afwezig, of polikliniek. Het verschil is nodig omdat een polidag in het uiterste geval overschreven mag worden en vakantie nooit. Waaróm je afwezig bent, legt Roosterwijs niet vast en kun je ook nergens invullen.
Je diensten: welke taak je op welke dag en op welke locatie hebt, plus de versies van het rooster en het logboek van wijzigingen daarna (wie wat wanneer veranderde).
Ruilverzoeken en uitvalmeldingen: van wie naar wie, om welke dienst, en de periode waarin je uitvalt — met een eventuele korte toelichting die je zelf typt.
Technische inloggegevens: de inlogcode die je per mail krijgt (vijf minuten geldig, daarna onbruikbaar), en je inlogsessie met het tijdstip, je IP-adres en het type browser. Dat laatste is er om misbruik te herkennen, bijvoorbeeld iemand die codes naar andermans adres laat sturen.

Roosterwijs gebruikt één cookie: die van je eigen inlogsessie. Er zijn geen advertentiecookies, geen trackers en geen bezoekersstatistieken van derden. Zoals elke webserver houdt onze hosting korte technische logs bij van verzoeken aan de site.

Wat er niet in staat

Geen patiëntgegevens. Roosterwijs kent geen patiënten, geen dossiers, geen afspraken en geen uitslagen, en is niet gekoppeld aan een ziekenhuissysteem. Er staan alleen roostergegevens van collega's in.
Geen medische gegevens, op één ding na. Meld je uitval, dan kies je “ziek” of “afwezig, andere reden”. Die keuze komt in het logboek dat je roosterbeheerder ziet, want die moet weten of hij je terug kan verwachten. Verder legt Roosterwijs niets over je gezondheid vast: geen diagnose, geen zwangerschap, geen behandeling, en nergens een veld waar dat in kan.
Geen wachtwoorden en geen bijzondere persoonsgegevens zoals BIG-nummer, geboortedatum, personeelsnummer of gegevens over je gezondheid.

Let op bij de vrije velden: de opmerking bij je wensen en de toelichting bij een uitvalmelding zijn gewone tekstvelden. Wat je daarin typt, kan je roosterbeheerder lezen. Zet er dus geen medische reden en geen gegevens over patiënten in.

Wie wat kan zien

Jij ziet je eigen wensen en je eigen diensten, en het rooster van je team — daarin staan dus ook de namen van je collega's bij hun diensten. Hun wensen, opmerkingen en afwezigheidsredenen krijg je niet: die blijven op de server en gaan alleen naar je roosterbeheerder.
De roosterbeheerder van je team (degene die het rooster maakt) ziet alles binnen dat ene team: de wensen van iedereen, het hele rooster, ruilverzoeken, uitvalmeldingen en het logboek. Die nodigt leden uit en kan ze weer verwijderen. Dat is nodig om het rooster te kunnen maken.
Andere teams zien niets van jouw team. Elk team heeft zijn eigen omgeving achter zijn eigen inlog.
De beheerder van Roosterwijs zelf (zie "Wie verantwoordelijk is") kan technisch bij de database, omdat het systeem onderhouden moet worden, back-ups gecontroleerd en storingen opgelost. Er wordt niet meegekeken in roosters buiten dat doel.

Waar de gegevens staan

Alles draait in Europese regio's:

De website zelf draait bij Vercel in de regio Frankfurt (Duitsland).
De database is een Neon Postgres-database, eveneens in Frankfurt.
De e-mail (inlogcodes, uitnodigingen, meldingen over je rooster) gaat via Resend in de regio eu-west-1 (Ierland).

Deze drie leveranciers zijn Amerikaanse bedrijven die hun diensten in Europese regio's aanbieden. De gegevens staan in de EU; bij storingen en ondersteuning kan personeel van buiten de EU er in theorie bij. Wij sturen zelf niets naar buiten de EU en verkopen niets door.

Met alle drie geldt hun standaard verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de voorwaarden waaronder wij hun dienst afnemen. Vraagt je ziekenhuis om die stukken, mail dan info@roosterwijs.nl — dan sturen we ze door.

Hoe lang het bewaard blijft

Roosters, wensen en het logboek blijven staan zolang je team Roosterwijs gebruikt. Dat is met opzet: oude periodes en oude versies moeten terug te zien zijn, en het saldo van gedane diensten loopt over periodes door.
Inlogcodes zijn vijf minuten geldig en daarna onbruikbaar.
Je inlogsessie verloopt vanzelf (standaard na zeven dagen) of eerder, zodra je uitlogt.
Back-ups van de database worden korte tijd bewaard, zodat een fout of een storing terug te draaien is. Gegevens die je laat verwijderen, verdwijnen daarmee ook uit de back-ups zodra die periode voorbij is.

Een afgesloten roosterperiode blijft twee jaar staan. Lang genoeg om terug te kijken wie wanneer wat draaide, kort genoeg om niet eindeloos te bewaren.
Haalt je roosterbeheerder je uit het team, dan zijn je naam en e-mailadres binnen 90 dagen gewist. Je diensten in een lopend rooster blijven staan, want anders klopt het rooster niet meer.
Stopt een team met Roosterwijs, dan wordt alles van dat team binnen 90 dagen verwijderd, inclusief de back-ups die dan nog lopen.

Inzien, corrigeren of laten verwijderen

Je wensen en je eigen diensten kun je zelf inzien in de app, en je wensen kun je zelf aanpassen zolang het rooster nog niet definitief is.

Wil je dat je gegevens verdwijnen, dan vraag je dat aan de roosterbeheerder van je team. Die haalt je uit het team, waarna je naam en e-mailadres uit Roosterwijs worden verwijderd. Diensten die je in het verleden hebt gedaan blijven zichtbaar in oude roosterversies en in het logboek, omdat een rooster achteraf kloppend moet blijven — daar staat je naam dan nog bij. Wil je ook dat weg, zeg dat er dan bij; dan bekijken we per geval wat kan zonder de historie van je collega's onbruikbaar te maken.

Je hebt daarnaast de rechten die de AVG geeft: inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar. Kom je er met je roosterbeheerder niet uit, neem dan contact op met de aanbieder (zie boven). Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets aan wat Roosterwijs vastlegt of waar het staat, dan wordt deze pagina aangepast en de datum bovenaan bijgewerkt. Bij een wezenlijke verandering krijgen de roosterbeheerders bericht.